COSTEO Y CONTROL DE INVENTARIOS

1. Sistema de suministro de materiales
La calidad del suministro de materiales (y de los servicios de terceros) es uno  de los  factores  básicos  que determinan  los  resultados  de la  gestión,  particularmente en el aspecto productivo; por ello las entidades suelen mostrar especial interés por el diseño y aplicación de un sistema adecuado para dirigir y  controlar dicho suministro; que suele recibir el nombre de sistema de logística o  abastecimientos, cuyos componentes son:
  a)Unidad de logística
  b) Documentos Fuente
  c)Procedimientos de logística

 1.  Métodos de Gestión de Inventarios
 2.  Métodos de Valuación de Inventarios
 3.  Asientos contables

2. Unidad de Logística Es la unidad orgánica conformada por el conjunto de funcionarios que tienen la
responsabilidad de suministrar de manera  eficiente  los  recursos  materiales  necesarios  para  el funcionamiento  u  operación de todas  las  áreas  de la  entidad. En  síntesis las  funciones del personal  de esta unidad son
básicamente:
· El director o gerente de esta unidad es el responsable de garantizar que los  bienes y servicios requeridos reúnan los estándares de calidad establecidos  por la entidad, al precio más bajo, en la oportunidad requerida, así como de la custodia de estos.
· El responsable de compras  se  encarga por si mismo  o  con ayuda de  auxiliares  de la  adquisición  de los  bienes  y servicios  al precio  mas  bajo  como con la calidad requerida por los usuarios. Una práctica usual es el de cotizar esos  bienes  y  servicios  al menos  a  tres  proveedores;  comparar precios, calidades, oportunidad,  etc., que ofertaron los  proveedores,  utilizando un documento  llamado  cuadro  comparativo  de cotizaciones;  se  otorga la orden de compra o de servicio al mejor postor bajo el criterio de menor precio, mejor calidad y el más oportuno.
1  En una economía de mercado solo logran continuar en operación las empresas que abaratar  sus costos, de modo que pueden permitirse hacer competitivos los precios de sus productos.  En una economía de mercado imperfecto o en una economía planificada, la responsabilidad es  social porque  el consumo  ineficiente  de  los  recursos  suele  conducir  al empobrecimiento  generalizado de la sociedad a favor de agentes extraños y parasitarios.
· El responsable  de almacenes  se  encarga de recibir,  almacenar sistemáticamente,  custodiar y  despachar los bienes  que  son  adquiridos  o  producidos por la entidad. Los  almaceneros usualmente  solo se encargan  de las  existencias, es  decir  bienes  corrientes; los  mismos  usuarios  se  encargan de cuidar los bienes de activo fijo, salvo que exista una repartición  de bienes patrimoniales.
· Los  movimientos  de los almacenes,  altas  y bajas  o  entradas  y  salidas  de
bienes, suelen registrarse  al momento  de girar los  documentos  fuente
respectivos: notas de entrada al almacén o PECOSA, según corresponda.  En  la  contabilidad  manual esta  operación lo  realizaba  otro  funcionario
llamado “kardista”.
3. Documentos fuente de logística Son los que dan evidencia de los actos que se han realizado en la unidad de logística. En  este  sistema  suelen emplearse  varios  formatos,  por ejemplo:  Solicitud  de  Cotización,  Cuadro  Comparativo,  Orden  de Compra,  Guía  de
Internamiento al  Almacén, Pedido Comprobante  de Salida de Almacén
(PECOSA),  Factura, Nota de Contabilidad,  entre  otras; pero  estos  formatos,  atendiendo  las  necesidades,  el  tamaño  o  la  complejidad  de cada  entidad,  pueden fusionarse o implementarse nuevos formatos o fusionarse éstos. Mediante la  solicitud  de cotización se  comunica  a  los  proveedores  que la  empresa requiere  cierta cantidad  de bienes  o  servicios  con determinadas  características, término de entrega y pago, pero sin indicar marcas de fábrica o  similares. Las  solicitudes absueltas  suelen comprarse  utilizando el cuadro  comparativo  de cotizaciones.  La  orden  de compra  es  la autorización a  un
proveedor para aprovisionar los bienes o  servicios que ha ofertado, así  como  para presentar su factura.
La nota de  entrada  al almacén  es  el documento  fuente mediante  el cual se  hace  constar la recepción del todo o parte de los bienes cuya adquisición ha
sido dispuesto mediante por una orden de compra; en cambio la conformidad  de los servicios recibidos los proporcionan los documentos usuarios.  Mediante la  PECOSA (pedido­comprobante de salida  de almacén) se  hace  constar las salidas de bienes del almacén. El requerimiento de estas salidas lo
realizan las unidades usuarias, autorizándolas sus respectivos jefes. Aparte de
las  formalidades  propias de estos  formatos  como razón  social, denominación
del formato, numeración, fecha, solicitante, material requerido y entregado, etc.;
las PECOSA consignan los costos de las  salidas, que posteriormente han de
conformar el costo  del producto, y  si es  el  caso se  han  de  registrar en los  kardex.
4. Procedimientos de logística
Es el conjunto de actividades que se realizan sistemáticamente con el propósito  de adquirir, proveer y valorar el suministro de materiales y servicios de terceros  a las unidades productivas y otras de la entidad.
El objetivo  básico del sistema  de sistema  de logística es  atender oportuna  y  eficientemente2
los  requerimientos  de materiales  de todas las  unidades  usuarias  de la entidad,  las cuales interactúan  con el sistema  a  través  de
almacén; esta unidad verifica la existencia de los bienes requeridos y procede a
su despacho o  solicita a la unidad de compras  su adquisición. El proceso de  adquisición es un tanto compleja por la necesidad de garantizar las compras a
los precios más adecuados o eficientes, ello suele requerir la identificación de
los proveedores potenciales, cotización de precios 3
, comparación de éstos y el  otorgamiento de la otorgar “la buena pro” u orden de compra al mejor postor.
La contabilidad de costos valora y registra detalladamente las operaciones del  sistema  de logística,  luego los  sistematiza  periódicamente  y  provee  la
información pertinente  a  las  instancias  gerenciales  y  por supuesto  a  la  contabilidad  financiera,  cuyos  propósitos son más  externos  como  la  determinación de la renta, entre otros. Los procedimientos básicos de logística  son:
a)  Métodos control de inventarios. Es el conjunto de métodos que tienen
el propósito básico de establecer el momento oportuno en el cual deberán
reponerse las  existencias  y las  precauciones  de seguridad que  deberán
adoptarse, ambas al costo mínimo. Los más conocidos son los siguientes:
1.  Pedido  cíclico.  Las  existencias  se revisan cada determinado
periodo de tiempo para reponerlo; por ejemplo: cada lunes, cada fin  de mes, etc.; permite disminuir el tiempo dedicado a la  supervisión  en detalle y es aplicable para artículos de menor valor.
2.  Máximo­mínimo. Se establecen los niveles máximos y mínimos de
existencias  para  reponer las existencias  cuando éstos  llegan  a  su  nivel mínimo hasta el nivel máximo. El seguimiento de los saldos de
las  existencias  se  realizan mediante  controles  visibles  o  bases  de  datos.
3.  Lote  de  pedido  óptimo.  Se  establece el tamaño  de lote  (L) de  pedido que minimice los costos de las inversiones en las existencias,  en base al requerimiento o demanda (D) del material en determinada
unidad de tiempo (día, semana, mes, etc.), los gastos de hacer el
2 El criterio de eficiencia en este caso está dado por la compra de los bienes de mejor calidad a  precios  más  baratos  y  a  la  reducción de  los  gastos  que  le  son inherentes  como: acopio,  almacenaje, costo de inversión en existencias, etc. 3  Ineludiblemente deberán referirse a bienes de las mismas características o especificaciones
técnicas.
pedido (P) que incluye los  fletes  y  otros  gastos  de compras  y  los  gastos unitarios de almacenamiento (A): alquileres, guardianía, etc. La fórmula que suele emplearse para calcular el tamaño óptimo es la  siguiente:
L = (2PD/A)0.5
4.  Plan ABC. Es un método eficaz para controlar las existencias de los  almacenes que operan con artículos muy variados en cuanto a costo
y  nomenclatura. El método  consiste  en clasificar estos  bienes  en  grandes  grupos  en función a  su  valor,  por ejemplo: Grupo  A, conformado  por los  más  valiosos,  suelen existir  en pocas  cantidades  en el almacén,  requieren alta  seguridad,  supervisión  y
registros detallados, los pedidos de los usuarios son frecuentes y en  cantidades  pequeñas  y  su  reposición obedece a  decisiones  muy  sopesadas; Grupo  C, conformado  por los  menos  valiosos,  suelen  existir en grandes  cantidades  en el almacén,  se  reponen  cíclicamente,  los  pedidos  son  voluminosos,  se  atienden  y se
registran de la  misma  manera; iii) Grupo  B: conformado  por los  artículos que reúnen características intermedias entre los anteriores.  Esta  clasificación permite  identificar los  artículos  en los  cuales  la  dirección de logística  debe poner más  empeño  para  optimizar su  gestión.
b)  Métodos de valuación de inventarios: Es el conjunto de métodos que  se  emplean  para  establecer el  valor de los materiales despachados del  almacén.
Los siguientes son los más conocidos:
1.  Inventario periódico. La compra  de los  materiales  se acumula  en
una cuenta, por ejemplo: suministros diversos, al final del ejercicio se
levanta un inventario  final de  materiales  mediante conteo físico  y  valoración al precio más reciente, deducidos los impuestos que dan  origen a  crédito fiscal. Este  método suele aplicarse cuando  los  costos  unitarios  de  cada  ítem no es  relevante o el volumen de
producción de la empresa no es significativa, menos de 1,500 UIT en  el Perú. La principal deficiencia de este método es la imprecisión, el  costo del  uso o  consumo  de los materiales se  determina solo por diferencia.
2.  Identificación  específica. Es  el método  más  directo  aunque muy
laborioso,  consiste en  valuar cada bien que sale del almacén  a  su  valor de compra de manera específica.
3.  Costo promedio. Supone que los materiales ingresados al almacén  se  despachan  indistintamente  sin  importar el orden  en que  lo  hicieron.  El costo promedio  puede  ser ponderado:  si suman los  valores totales de las existencias y se divide entre la cantidad final  que queda en almacén o simple si se suman los costos unitarios y se dividen  entre  el  número  de éstos; pueden establecerse promedios  móviles conforme se van agotando las primeras compras.
4.  Costo promedio simple. Consiste en sumar los valores de compra,  dividiendo el valor entre la  cantidad total de compras. El inventario
final de materiales  se  calcula  multiplicando  la  de unidades  disponibles al final de periodo por el promedio simple.
5.  Costo promedio ponderado. Se obtiene multiplicando el valor con
la  cantidad de cada  compra, el resultado  se divide por la  cantidad
total del ítem. El inventario final se obtiene multiplicando la cantidad  disponible al final del periodo por el costo promedio ponderado por unidad.
6.  Primeros  en  Entrar­Primeros  en  Salir  (PEPS). Supone  que  se  despachan antes los materiales que ingresaron primero al almacén, estos  se  valoran al  costo  unitario  con que  ingresaron al almacén.  Según este  método, el  inventario  final estará  compuesto por materiales  recibidos  al final mediante  las últimas  compras  del  ejercicio,  los  cuales  de  valúan  a  los  valores  más  recientes.  Para  establecer el costo de  las salidas  de materiales, se  empieza
valorando las primeras salidas con el costo del inventario inicial o de
la  primera  compra, hasta  agotar la primera  existencia,  se  continúa  con la siguiente y así sucesivamente.
7.  Últimos  en  Entrar  ­  Primeros  en  Salir  (UEPS). Supone  que  se  despacha los  materiales  que  ingresaron último  al almacén,  obviamente se  valoran  al costo con que  ingresaron al almacén;  el
inventario  final se  valúa al valor de compra  de los  primeros  materiales recibidos, en cambio  el costo  de los  materiales  consumidos  está  valuado a  precios  corrientes.  Este  método es  apropiado  en las  economías  con elevados  niveles  de inflación,  porque  actualiza  los  costos  de los  despachos  a  sus  precios  de
reposición; sin  embargo las  autoridades tributarias  no  suelen  aceptarlo, alegando que reduce  la renta  del  ejercicio. El costo del  consumo  de los  materiales  se  calcula tomando primero  la  última  compra, hasta agotarlo,  luego se  continúa  con la  anterior y  así sucesivamente.  El inventario final  de  los materiales se  calcula  a  partir del inventario inicial de los materiales o de la primera compra y  se  trabaja  hacia  adelante.  Al valuar el inventario  con el método PEPS se obtiene mayor utilidad, exactamente lo contrario al aplicar el método UEPS.
8.  Inventario  perpetuo. Consiste  en registrar una  a una las  altas y  bajas  de los  bienes,  el saldo entre  ambas  es  precisamente  el
inventario final de existencias.
9.  Método identificación perpetua. El costo de los materiales usados  y  el  inventario  final  de materiales  se calcula multiplicando las  unidades usadas por el costo específico de cada unidad.Profesor: José Pardo Velásquez COSTOS Y PRESUPUESTOS Aplicación Básica de los Costos.
7 http://profesorjosepardo.blogspot.com/
10.  Costo o precio de mercado, el más bajo. Consiste en valorizar las  existencias al costo que aparece en los registros contables (kardex) o al precio de mercado, eligiendo el más bajo. Es útil en periodos de
deflación, es decir disminución persistente de precios.
5. Registros del sistema de logística
Las  distintas  actividades  económicas  que  realiza  la  unidad  de logística,  las  cuales  por principio  deben  constar en los  documentos  fuente,  se  registran
sistemáticamente en los registros contable o “archivos de bases de datos” si se  emplea algún software contable o de bases de datos. Los registros comunes de  este sistema son:
a) Control Visible. Son registros  adheridos  a  la ubicación  física  de los
lotes de las existencias en el almacén, tienen el propósito de revelar
las  entradas, salidas  y  saldos  de dichos  bienes  expresados  en
cantidades físicas.
b) Kárdex.  Son registros  móviles  o  archivos  de base  de datos  ordenados  bajo  algún  criterio  (código,  denominación u  otra) con el  propósito de ubicarlos  fácilmente.  En  estos registros se  anotan los  documentos  fuente (REGUIA,  PECOSA,  etc.) que respaldan  las  entradas  y  las  salidas  de cada  ítem o  artículo; además  los  datos
relativos  a los  costos unitarios  suele emplearse  para  valorizar los  artículos despachados y el inventario final.
6. Asientos contables por el suministro y consumo de materiales
Las  actividades que  se realizan en la  unidad  de logística  están relacionadas  con las  adquisiciones, almacenaje  o  ingreso  y  suministro o  despacho  de materiales a las distintas unidades usuarias; también de servicios prestados por
terceros:  contratación de  servicios  de agua,  electricidad,  guardianía,  mantenimiento, alquileres, etc.
Esas actividades se anotan en los registros contables de la entidad mediante  asientos de diario; éstos tienen el mismo formato en cuanto a las cuentas que  se  utilizan,  es  decir, son típicos. Los  materiales  procesados  por la  propia  entidad  y  que se  transfieren a sus  otras  unidades  se  controlan  mediante las  cuentas de la clase 9. El asiento de diario por la compra de materiales es como  sigue:
60 COMPRAS
604 Materias Primas y auxiliares  605 Envases y Embalajes  606 Suministros Diversos  609 Gastos de compras
40 TRIBUTOS POR PAGAR
4011 IGV  42 PROVEEDORES
421 Facturas por pagar
Los gastos como fletes y transporte, carguío, seguros y otros, pero asociados a
la compra de materiales se cargan al valor de los ítems que correspondan.
Estas  compras  se  ingresan  al almacén  a  su  valor de compra  más  la  parte  proporcional de  los  gastos  asociados.  El valor de las compras  como  de los  gastos asociados excluye el IGV que les corresponda; éste es un crédito fiscal,  un derecho que la entidad puede deducir al momento de declarar y pagar este
impuesto. El asiento por el ingreso de las compras al almacén es:
24 MATERIAS PRIMAS Y AUXILIARES
25 ENVASES Y EMBALAJES
26 SUMINISTROS DIVERSOS  61 VARIACION DE EXISTENCIAS
Por la salida de materiales del almacén, el asiento es:
61 VARIACION DE EXISTENCIAS
24 MATERIAS PRIMAS Y AUXILIARES
25 ENVASES Y EMBALAJES
26 SUMINISTROS DIVERSOS
Para registrar el destino de las salidas de los materiales del almacén se emplea
el centro de costos (cuentas de la clase 9) que corresponda, por ejemplo:
93 CENTRO DE COSTOS  931 Producto 1
931 Producto 2  931 Producto n  94 GASTOS DE ADMINISTRACION  95 GASTOS DE VENTAS
79 CARGAS IMPUTABLES A CUENTA DE COSTOS
La cuenta  Centro  de  Costos  puede denominarse  también Costos  de Producción;  las  subcuentas  pueden  corresponder también al número  de una  órdenes de trabajo o una estación de trabajo como diseño y corte o envasado,  etc.; todo ello en función a los tipos de actividades que realizan las entidades,
la complejidad de la misma y a las necesidades de información que requiera la  gerencia. Las  cuentas de la clase 9  son muy  versátiles, los  diseña  el  propio
contador de la entidad.
El consumo de los materiales que produce o elabora la propia entidad puede
contabilizarse de dos formas:
a) Luego de ingresar al activo los productos que posteriormente se emplearán  como materiales para otro proceso de producción:
24 MATERIAS PRIMAS
71 PRODUCCION ALMACENADA
Por el ingreso de las materias  primas  producidas  por la propia  entidad  al  almacén.
79 CARGAS IMPUTABLES A CUENTA DE COSTOS  93 CENTRO DE COSTOS
Por la cancelación del centro de costos de las Materias Primas producidas por
la propia entidad.
El registro por las salidas de estos materiales no es distinto al de consumo de
los materiales adquiridos. El método es extenso, pero es recomendable cuando  estos materiales también se proveen a terceros.
b) Mediante transferencia del centro de costos de origen al de consumo
93 CENTRO DE COSTOS  933 Producto T
93 CENTRO DE COSTOS  931 Producto M
El centro de costos del material es 931 y el de su consumo es 933